探索保密与利用协调发展 提升知识产权管理水平

2025-08-20   中国质量万里行   衡水市市场监督管理综合执法支队 李凤池   点击：次

知识产权监管档案的管理至关重要，其保密与利用需达成平衡。国家档案局为加强知识产权档案管理、发挥档案在国家知识产权战略实施中的作用，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和《国家知识产权战略纲要》的有关规定，专门印发《关于加强知识产权档案管理的意见》，为基层档案工作提供了明确指引。从基层监管实际出发，深入剖析知识产权监管领域档案管理的特殊要求，梳理了保密意识淡薄、利用效率不高等问题，探索提出完善法规制度、运用技术手段、强化人员培训等针对性管理意见，旨在提升知识产权监管档案管理水平，实现保密与利用的协调发展。

在知识经济时代，知识产权已成为国家战略性资源和国际竞争力核心要素。加强知识产权保护是完善产权保护制度的关键，更是提升中国经济竞争力的重要动力。当前我国推进创新驱动发展战略中，知识产权作为创新成果的法律保障，其保护力度直接影响市场主体的创新积极性、产业链供应链的安全及经济高质量发展。

知识产权监管档案是知识产权全流程的真实记录，既承载创新主体核心技术与商业秘密，又反映监管体系运行轨迹，具有不可替代的凭证与信息价值。但实际管理中，保密与利用的平衡成为难题——过度保密阻碍信息流通与成果转化，忽视保密则可能导致核心技术泄露、市场秩序混乱，损害创新主体权益。基于此，探索其管理特殊要求并提出有效意见，对完善知识产权保护体系、激发社会创新活力、促进知识产权事业高质量发展意义重大。

一、知识产权监管领域档案管理的特殊要求

（一）高度保密性。知识产权监管档案涉及众多企业和个人的核心技术、商业秘密等关键信息。如专利申请档案中的技术细节，一旦泄露可能导致企业在市场竞争中失去优势，损害其合法权益。从《档案法》角度看，这些档案属于需要严格保密的范畴，要求档案管理部门采取严密措施防止信息泄露：建立严格的借阅审批制度，限制知悉范围；对接触档案的人员进行背景审查和保密教育等，确保档案信息安全。

（二）证据完整性。知识产权监管档案常作为解决纠纷、判定侵权的关键证据。如商标异议档案，其中包含的申请材料、异议理由及相关证据等必须完整无缺，以保证在法律程序中能有效支撑主张。依据《档案法》规定，档案管理需确保档案的真实性、完整性和可靠性。对于知识产权监管档案而言，就是要在档案收集、整理和保管过程中严格把关，保证每份档案都具备作为有效证据的条件，不允许出现档案缺失、篡改等情况。

（三）时效性强。知识产权具有法定的保护期限，其监管档案也相应有时效性要求。在专利有效期内，相关档案的管理和利用对于维护专利权人的权益至关重要；过了有效期，档案的管理方式和利用价值可能发生变化。《档案法》虽未专门针对知识产权监管档案的时效性作出详细规定，但在实际管理中，需根据知识产权的特点及时对档案进行更新、调整管理策略，确保档案能满足不同阶段知识产权监管和利用的需求。

二、当前知识产权监管档案管理存在的问题

（一）保密措施执行不力。部分知识产权监管部门虽制定了保密制度，但在实际执行中存在漏洞：一些档案管理人员未严格按照借阅审批流程操作，随意扩大档案借阅范围；档案存储设备安全防护不足，易受到网络攻击或物理损坏，导致档案信息泄露风险增加。这与《档案法》中对档案安全保密的要求相悖，未能有效保障知识产权监管档案的保密性。

（二）档案利用效率低下。一方面，档案管理信息化程度不高，检索工具落后，导致工作人员在需要利用知识产权监管档案时，难以快速准确地找到所需档案；另一方面，各部门之间档案信息共享不畅，存在“信息孤岛”现象。如专利管理部门和商标管理部门的档案系统相互独立，无法实现协同利用，影响了档案的整体利用效率，不能充分发挥知识产权监管档案对创新驱动发展的支持作用。

（三）人员专业素养不足。知识产权监管档案管理需要既懂档案管理知识，又熟悉知识产权法律法规和业务的专业人才。然而，当前部分档案管理人员缺乏知识产权相关知识，对档案的分类、整理和鉴定不够准确，影响了档案管理质量；同时，一些工作人员保密意识淡薄，对《档案法》及相关保密规定理解不深，在工作中容易出现违规操作，给档案安全带来隐患。

三、基于《档案法》的知识产权监管档案管理意见

（一）完善法规制度，明确保密与利用界限。结合《档案法》和知识产权监管工作实际，制定详细的知识产权监管档案管理法规细则：明确规定不同类型知识产权监管档案的保密级别、保密期限以及相应的保密措施（如涉及国家重大战略技术的专利监管档案，应确定为最高保密级别，并规定严格的保密期限和特殊的保密手段）；同时，细化档案利用的条件、程序和范围，在保障安全的前提下促进档案合理利用。建立档案利用风险评估机制，对拟利用档案可能带来的风险进行评估，根据评估结果决定是否批准利用申请，确保保密与利用的平衡有法可依。

（二）运用技术手段，提升保密与利用水平。加大对知识产权监管档案管理的技术投入：在保密方面，采用先进的加密技术对档案信息进行加密存储和传输，防止数据被窃取或篡改；安装入侵检测系统，实时监控档案管理系统的安全状况，及时发现和应对网络攻击。在利用方面，构建智能化档案管理系统，利用大数据、人工智能等技术实现档案的快速检索和精准推荐（通过对用户检索历史和行为的分析，为用户提供符合其需求的知识产权监管档案信息），提高利用效率；同时，建立档案信息共享平台，打破部门间的信息壁垒，实现档案资源的跨部门协同利用，但要在共享过程中严格遵循《档案法》关于信息安全的规定，采用安全可靠的共享技术和管理措施。

（三）强化人员培训，提高专业能力和保密意识。定期组织知识产权监管档案管理人员参加专业培训，培训内容包括《档案法》解读、知识产权业务知识、档案管理新技术应用以及保密知识等。通过培训，使工作人员深入理解《档案法》对知识产权监管档案管理的要求，掌握知识产权的特点和分类方法，熟练运用先进的档案管理技术手段。同时，加强保密意识教育（通过案例分析、法规讲解等方式），让工作人员认识到档案保密工作的重要性，提高其遵守保密规定的自觉性，杜绝因人为失误导致的档案泄密事件发生，提升知识产权监管档案管理的整体水平。

知识产权监管档案的保密与利用平衡是一项复杂而长期的工作。通过深入分析其特殊要求，针对当前存在的问题，依据《档案法》提出完善法规制度、运用技术手段和强化人员培训等管理意见，有助于提升知识产权监管档案管理水平，实现保密与利用的有机统一，为知识产权事业的健康发展提供有力支持。在实践中，需不断总结经验，持续优化管理策略，以适应不断变化的知识产权监管环境和档案管理需求。

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